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毎日にわくわく と どきどきを

仕事の仕方、見直します

1週間ぶりの更新です。
Twitterでちまちまと呟いていたりしますが、最近年度末の忙しさに押しつぶされています。

まさか、ごはんがまともに食べられなくなるほど忙しくなるなんて…と驚くばかり。退社もどんどんと遅れていて、いつも最終退館時間までパソコンとにらめっこしています。

 

時間の使い方は以前に記事を書いたことがあるのですが、以前と時間の使い方はとくにかわっていないのにあまりにも余裕がない…。

 

お仕事の量も確かに増えたけれど、それにしても仕事に時間がとられ過ぎているのが現状。ということは、仕事の仕方がへたくそ…?
というわけで、今日はお仕事の日のスケジュールを見直してみたいと思います。

 

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1日のスケジュール(外回り)

 5:55 起床

 6:00 朝ごはん+メイク

 6:53 通勤
    日経電子版チェック⇒記事ピックアップ
    LINE 返信
    読書 or スマホで映画

 7:50 出勤
    メールの確認
    to doリストとスケジュールの確認
    読み合わせ記事の確認(朝礼で日経新聞の読み合わせがある)
    朝礼の段取り確認(朝礼担当の場合)
    やり残した仕事を終わらせる

 8:50 始業
    お客さまとのアポ確認
    外回り

12:00 お昼
    午前の成果確認
    次のアポの確認
    午後の目標確認

13:00 外回り

17:30 帰社(予定)

    書類整理
    端末での集計
    上司への報告
    業務日報
    本社への書類送付

20:00 退社

    電車で読書・映画・寝る

21:00 帰宅
    晩御飯
    資格試験勉強
    読書 or 映画
    お風呂
    彼とLINEで連絡

25:00 就寝

 

 

書き出してみて

12:00から1時間が一応昼休みなのですが、この時間にアポが入っていることも多いので、基本的にずれがち。都会だと、そこらへんにコンビニや飲食店があるのでいいのですが、すこし郊外だとコンビニが見当たらなかったり、ご飯屋さんがなくて、探している間に次のアポの時間が着たりするのでお昼を逃すことが多いです。

外回り時の時間の使い方に関しては、自分の行動には無駄は少なく、お客さまの予定に振り回されることが多いなと思います。

 

睡眠時間が圧倒的に足りていない現状。
とはいえ、資格試験の勉強時間は削れない。映画や彼とのLINEはいまのわたしの大切な息抜きなので、減らしたくない…。朝やることが減ればもう少し出社時間を遅らせられるなと、書き出してみて感じました。

 

ネックなのが「業務日報」
これが終わらないために、残業したり、朝早くに出社する羽目になるのです。
今日あまりにも仕事が終わらないので、早く退社してる同期に話を聴いたところ、業務日報の捉え方がわたしと全く違うことが発覚!

 

わたしは、業務日報 = 大切な記録
1日の出来事を詳しく、何を学び・何を感じたかA4いっぱいにびっしりと記録

 

同期は、業務日報 = 簡易報告書
1日の出来事は箇条書きで、特に印象深かったことや苦情のようなことを記録
A4の半分も埋めていないのだそう。

 

同期曰く、業務日報をよっぽど手抜きしない限り、これで評価が下がる事はない。むしろ、長時間の残業の方が評価を下げる恐れがある。

 

つまり、優先順位の付け方が下手だったみたい。

 

 

優先順位をつけるのが大切

自分の中では優先順位はつけているつもりでした。しかし、同期との話で優先順位の付け方は大枠小枠があることに気づきました。たぶんお仕事が早い人や、段取りが上手な人、要領がいいねと言われる人はこれが上手にできている人なんだと思います。

 

優先順位の大枠

これは、何を優先してやるかということ。
たとえば、わたしのスケジュールの出勤後の項目

    メールの確認
    to doリストとスケジュールの確認
    読み合わせ記事の確認(朝礼で日経新聞の読み合わせがある)
    朝礼の段取り確認(朝礼担当の場合)
    やり残した仕事を終わらせる

これは、朝やるべきことを優先順位の順番でこなしています。
お客さまや上司、本社から大切なメールが来ていないか確認してから、一日のスケジュールを組み立てる。そして、朝一の朝礼の準備を整えてから前日の仕事をする。

 

優先すべき項目があれば、それにあわせて行動を変化させるというのが、優先順位の大枠です。

 

優先順位の小枠

これが今回できていないことがわかりました。
行動すべき優先順位を付けた後、自分が何にどれだけの時間を割くのか、そしてどれだけの力を出すのかを決めるのが小枠です。

 

時間は考えたことがあるって人は多いと思いますが、どれにどれだけ力を注ぐのか考えて行動されてる方はそんなに多くないのでは?
わたしは「仕事はすべて全力投球」だと思っていたので、どれに力を注ぐのかを考えたことがなかったです。

やってみるとわかるのですが、小枠の優先順位をつけるのって、なかなか難しい。全てが重要な仕事に感じてくるからです。
そこで、わたしが考えた、上手に小枠の優先順位を付ける方法を紹介したいと思います。

 

小枠の優先順位の付け方

 

お客さま関係 >> 自分が主役になること > ルーチンワーク

 

職種にもよるでしょうが、わたしの場合はずばりこれです。

 

まず、他人とくにお客さまが不利益を被ってしまいかねない仕事は、全力を注ぎます。
間違った知識を教えたり、手間を掛けさせることのないよう、万全の状態を用意します。

 

そして、自分が主役になること。これは、自分がプレゼンをするなど、自分が主体的に動く必要のあることです。わたしの場合はあまりないのですが、営業報告会など自分が発言する機会のある場合はしっかりと資料を用意したりする必要がありますよね。

 

最後にルーチン。手を抜いても良いというわけではありませんが、全力を出す必要がない項目です。今回同期に言われて気づいたのが、

・些細な学びは自分で書き留めておけばいいということ

・外回りだと学ぶことも多いが、内勤の時には大きな学びが少ないのに、項目を無理に埋める必要はないこと

・そもそも、上司も丁寧には読んでいないのに時間を割くのがもったいない

ということ。

 

すこしズルい考え方かもしれませんが、なにが上司からの高評価につながるのかを考えられたらルーチンワークの中でも優先順位がつけられますよね。

 

 

まとめ

業務日報に時間と体力を削られるなら、これを6割りで行って、余った分をお客さまへの時間に使った方が有意義だなと目からうろこでした。

きっと、どんなに頑張っても仕事が遅いと思っている人は、力の注ぎ方・抜き方が上手に出来ない方なんだと思います。わたし然り。

なにが大切で、なにが評価に値して、なにがそこそこで大丈夫か見極めていくのが重要だなと思います。

 

わたしも月曜日から小枠の優先順位付け頑張ろうっと!

 

*

 

ちなみに出張編だと、朝がもっとゆっくりだったり、反対にバスの時間の関係で4時にホテルを出るなんてとんでもないことがおきます。


社会人のみなさまはどのように時間をやりくりしているのでしょうか…
ぜひ教えて頂きたいものです。

 

 

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